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信息化促进曲靖天美管理创新

时间:2018-06-13
 

曲靖天美家电有限公司,成立于2003年2月是经营:家用电器、电脑、通讯器材、五金、化工等产品的批发、零售流通企业。作为曲靖市本土家电的民营企业,曲靖天美公司旗下有专门经营家电的曲靖卖场、自行车城及沾益县的多个卖场。公司核心企业——天美家电商场,经营着180多个中外知名厂家的商品,100余种知名、著名品牌。从平板、背投等各型号、规格的彩电,各种精美造型、型号的电冰箱、冰柜,到各类小家电商品以及AV、数码等商品应有尽有。天美家电已成为曲靖市规模较大、品种最全、服务最好、顾客首选的大型家电商场。

 
发现问题  寻求转机
曲靖天美公司以前在企业管理上一直采用极其简单的进销存软件来进行管理。随着天美公司新卖场不断的开业,卖场的地域也从曲靖市区拓展到了沾益等县。天美的管理问题也逐渐的显现出来:
1、库房/卖场/财务,三账核对困难:依靠简单的进销存软件及人工管理,无法及时准确的得到各种商品的成本/利润情况。多达7个卖场及5个仓库的存货靠人工来管理,常会有滞销商品堆积如山,而畅销商品经常缺货脱销的情况发生。
在威豪实施人员对天美公司财务进行业务调研时,财务部的余经理抱怨道:“每个月的月底、月初,我们都要不停地周旋于各个卖场和库房进行对账。销售发货的数量与仓库出库的实际数量以及物流配货的数量永远不一致,他们三个部门间永远无法协调统一。财务到底依据卖场提供的多联单还是依据仓管员提供的出库数据来记应收账,这是目前我做为财务主管最为头疼的问题。”
2、采购问题突显:家电行业的采购很有特点,进行采购时要先向供应商提交订单,但是往往在到货时供应商会发超过订单的货物过来(例如订单下的A商品5台,供应商实际发货10台)。原来由于信息数据不能及时在各部门之间进行共享,仓库那边会按照供应商发过来实际到货数量做入库处理,而采购申请的发起部门又不能及时掌握仓库那边的进货情况。这样就会造成采购订单和实际入库单无法对应,特别是跨月的话就更加没有办法进行统计跟踪了。财务对此业务的监督作用也形同虚设,付款的时候经常是采购部门的人员带着供应商直接来财务部门要求付款。而财务部门人员因为对账依据和采购部门有时候不一致,经常会有好几家供应商的结款人员在财务部待好几天的情况发生。
3、销售流程不畅,导致数据失真及核对困难:导购手工开单---收银录单—交送物流—物流根据单据时间到仓库提货配送---财务每天和收银进行日记流水账核对(都是五联单)。导致财务无法实时监管收款过程,库管无法监管发货配送过程。物流业经常会发错货,多发或者少发。仓管无法及时知道哪些货物是要配送的,物流也无法及时解决哪家客户什么时候配送什么货物的问题。季度末对账时各部门经常应为数据核对问题而发生争执;
4、异地无法远程管控公司业务:天美的贺总经常需要去全国各地参加商品订货会,原来一直都是靠电话和短信来了解产品的实时库存和成本情况的。但是随着卖场的营业规模和范围的不断扩大,贺总在外地开会的时候想要得到的数据不能保证及时准确,常常遇到心仪的商品不知道该下多少单,拿到这些订单都能赚多少钱。有些不熟悉的产品则会发生盲目下订单后,不赚钱甚至低于进货价销售。在做天美9周年店庆促销活动时,就发生了因为在订货会上没有及时订购某品牌其中3个型号的洗衣机,以致在给客户做物流配送之前,得要高价到竞争对手处支付现金提货的尴尬事件发生。
随着高价买进货低价卖出洗衣机事件的发生,天美的贺总意识到企业要寻求更高的发展目标,就必须要提高信息化管理水平。在企业的内部进行管理创新,才能实现企业更长远的发展。所以在2011年经过多次的信息化软件选型对比,最终选择和畅捷通软件云南唯一授权服务中心昆明威豪公司开始合作,开始在企业内部采用畅捷通T 软件进行企业信息化建设。
与时俱进 管理升级
威豪公司的实施人员经过分析找出了造成企业月底对账忙并且数据不准确的根本原因:第一,记账时间不同步。卖场的销售以开发货单为记账时间,仓储以实际出库为记账时间,财务则以做账时间为准;第二,记账精度不同步。卖场发生一笔销售记一笔,库房可能要记多笔,而财务更可能多笔合并记录;第三,记账依据不同步。卖场销售以发货单为记账依据,库房以出库单为依据,财务以发票为依据。数据分散,不能互相制约。  
通过实施人员在企管通软件中进行单据流转设计,各个角色之间的数据具有清晰的流转关系,确保三账关系明晰。将分散于仓储、各地卖场、财务等部门的业务数据共享到统一的平台,形成一本企业大账,以便于企业各个部门可以及时查询相关业务数据。建立各业务数据的内部关联关系,使得各业务数据之间及时勾稽核销,并反馈到相关部门。 借助这一平台,在软件中将天美公司按照部门划分的管理,变为按照流程划分的管理,从根本上解决了公司记账时间不同步、记账精度不同步、记账依据不同步的管理难题,实现了数据在各个业务部门的共享,提高了工作管理效率和数据的准确性。库存环节:出、入库业务发生后,系统同步并准确地提供库存明细账,供使用者轻松查库存,做到库存同步:  
往来款环节:不仅有往来的明细、帐龄分析、业务员提醒,还可以在销售时控制信用,降低赊销风险。 资金管理环节:在系统中依据现金银行功能,准确掌握每天资金往来情况,进一步进行资金预测,保证企业现金流。做到资金同步。
威豪的实施团队不但帮天美解决了上述问题,另外还通过T 软件中销售订单的“公用自定义项”的设置,成功帮助曲靖天美承诺客户“108公里免费配送”货物的信息化管理问题。客户通过电话要求配送上门的响应时间也由原来的5到6天时间,变成了现在的2到3天,大大提高了客户的满意度。
 畅捷通T 软件的应用,成功帮助曲靖天美公司各商场/仓库和财务的对账时间由原来的2到3天,变为现在的1天。
现在天美公司无论是曲靖市区的卖场还是其他县城的卖场,只要通过IE浏览器上就能轻松了解总部和各门店的库存信息。并且通过可用量的控制,解决已销未提的存货占用量问题,完全杜绝客户提不到货的问题。仅从这点,各门店的工作效率就提高了很多。
订单的响应时间由原来的一周时间,提前到了现在的2---3天,提高了客户的满意度,并且销售部原来专门设立了两个与客户协调订单交期及订单统计并反馈的专岗也取消了,销售部中的每个人都可以通过系统及时反馈给客户价格,物流配送时间等方面的信息,节约了企业的人力,提高了人员的工作效率。如今,对于产品的交货速度提高近2倍,产品交付率已经达到了100%。  

客户感言:
“现在即便出差很多,但只要笔记本电脑能上网,不仅能轻松了整个公司的库存信息,而且能够随时到各种查询收入费用和成本以及随时查询资金、应收状况。有时候即便没有带电脑,只要打开手机也能查询到这些信息。无论是在客户处、家里、外地出差都可以了解到公司最新的经营情况。另外我要求能够随时报送给我的《各品牌进销存明细分析表》,也能在当天就能看到。
               ——曲靖天美家电公司  贺总  
曲靖天美公司可谓是与时俱进,借助信息化管理带来的着实成效企业正向新的业绩目标大踏步前行。畅捷通T 软件奠定了曲靖天美公司信息化的坚实基础,使天美公司插上信息化腾飞的翅膀,飞向明天,飞向未来去迎接崭新的挑战。