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用友U8+财务基础管理解决方案

 
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品牌:用友    


U8财务基础管理解决方案  

一、  U8 财务基础管理方案综述   

U8财务基础管理解决方案帮助成长型企业堵塞资金管理漏洞,加速应收账款回笼,强化费用控制,提高核算效率和会计信息质量,通过U8财务基础管理的部署和应用,帮助企业建立精细的科目核算体系、建立科学的会计核算体系、利用信息化系统管理加强流程控制、推行财务基础管理标准化、规范化和高效率,加强全流程财务监控力度,不断提高财务管理水平。   

二、 U8财务基础管理方案构成   

总账+报表+应收款管理+应付款管理+出纳管理+固定资产+UFO报表   

三、目标客户   

1、 单一组织企业(工业、商业、服务业)   

2、 关注财务基础管理   

  

企业关键需求   

4.1  应收账款居高不下,产生大量呆账坏账   

诊断:大量应收账款存在,经营风险巨大,其管理难点是:   

1. 不能及时知道应收账款余额到底有多少,信用期内的有多少,超过信用期的有多少   

2. 不清楚各产品、客户、部门、业务员的应收账款分布情况   

3. 需要向客户催款,财务迟迟不能提供与客户的往来交易明细   

4. 客户信用不能有效控制,应收账款不断增加,坏账损失难以控制   

 

4.2  内部员工的费用控制、部门费用控制难   

诊断:费用控制不力,影响企业资金周转,增加企业运营成本,其管理难点是:   

1. 领导签字时无法知道业务细节,有些员工有机可乘   

2. 部门的预算形成虚设,报销标准不执行,超预算控制不力   

3. 员工借款逾期不还,无法有效控制   

4. 到底哪个部门超支,哪项费用超支,超支多少,无法及时进行费用追踪与分析。   

  

4.3  不能及时报税或者税额计算错误,导致税务处罚,造成企业额外损失和声誉受损   

诊断:由于所得税计算工作量大,钩稽关系复杂,手工处理效率低,容易出错。企业在报税时存在以下问题:   

1. 税法年年变,税法政策了解不透彻   

2. 税务报表数量多,计算容易出错   

3. 税务报表之间钩稽关系复杂,修改费劲   

  

4.4  缺乏规范的资金管理,造成银行透支,影响企业信誉   

诊断:企业每天流入流出的资金量大,出纳需要经常往返企业与不同银行之间,费时费力:   

1. 银行票据手工填写容易出错,造成废票   

2. 银行多、资金收支业务量大,出纳疲于奔命   

3. 银行对账工作量太大,出纳编制银行余额调整表费时费力   

4. 银行账户余额只能月底才知道,签支票时就怕透支   

  

4.5  固定资产管理薄弱,不能全程动态跟踪每一个固定资产,造成重复采购,资产浪费严重   

诊断:固定资产管理不善,给管理带来损失,存在的主要问题是:   

1. 有的企业不清楚到底有多少台、套固定资产,心中无数   

2. 有些设备长期闲置不用,无人知晓  

3. 固定资产账实不符,盘点困难,难以追查,造成资产流失   

4.6  财务信息滞后和失真,不能满足决策的要求   

诊断:手工会计核算模式下,效率低下,容易出错,同样问题,月月重复,这些问题是:   

1. 财务人员大量工作消耗在登记账薄上   

2. 财务账经常与业务部门账簿对不上;   

3. 无法及时提供业务部门需要的会计信息   

4. 财务人员经常加班,却往往不能及时出具报表   

五、解决方案     

5  1 方案对策   

5.1.1  诊断问题:如何降低应收账款比重 , 盘活营运资金 ?  

对策一:对应收账款构成要心中有数   

通过应收账款精细化管理,按客户、部门、业务员、产品记录每一笔业务的应收账款明细,内容包括发生金额、发生日期,系统还可以记录每一笔收款明细,通过应收以及回款的详细记录可以追溯业务的来龙去脉,做到心中有数。   

及时与客户之间的往来交易明细,防止认知差异,有利于催收货款。   

对策二:加强客户信用管理   

为客户分别设置不同的信用额度和信用期间和控制方式,当与企业发生业务时,进行信用控制。   

信用控制有3个时机:一是开订单时进行控制;二是开发货单时进行控制;三是开发票时进行控制。信用控制有3种方式:一是刚性控制;二是柔性;三是不控制。通过信用管理,可杜绝大量超信用交易发生。   

对策三:应收账款账龄分析   

将应收款与收款之间的进行逐笔核销,准确地反映每一笔应收账款的发生和回款对应关系,准确记载每笔应收款的账龄。   

通过账龄分析,可以准确定位和跟踪有回款风险的客户,及时采取对策,防止货款拖久难催,形成坏账。随时分析每客户、每业务员、每产品系列的30天、60天。。。1年、2年。。。。账龄,根据该账龄分析表,制定不同的货款催收政策。   

5.1.2  诊断问题:如何实现内部员工的费用控制、部门费用控制?   

对策一:科目精细化,辅助核算   

将科目进行精细化设置,比如管理费用科目,可以按费用项目设置下级;而且将费用科目进行部门核算、个人核算,甚至专项核算。相当于一项费用支出从多角度进行记录,所以更加精细,有利于分析费用形成原因和分清部门责任。   

对策二:预算控制、标准控制   

科学制定预算,将预算分解落实到具体的责任单位和个人,在事先进行控制;报销时、财务支付时,在业务进行中进行预算控制;事后对预算进行分析,找原因。   

对策三:通过ERP进行流程审批控制   

费用审批通过ERP进行流程和额度控制,可以有效杜绝人情关系造成的控制不力,同时减少例外情况发生。   

5.1.3  诊断问题:如何进行全面固定资产管理?   

对策一:建立固定资产卡片   

为每个固定资产设备或装置建立卡片,并将卡片和设备编码建立对应关系,企业有多少台套固定资产,心中有数。   

对策二:固定资产全周期管理   

对新添置的固定资产,在ERP中自申请、采购、入库、出库到投入使用,自动建立卡片,进行有效管理;对现有固定资产,ERP自卡片开始,自动提取折旧,资产变更、资产增值减值、资产评估、盘点直到报废,全部在ERP 系统中找到变化轨迹。   

对策三:固定资产条码管理   

针对固定资产分散在不同地点,盘点困难,ERP-U8条码扫描盘点功能可以解决该问题。对盘点后的盘盈与盘亏有相应的业务跟踪处理。   

5.1.4  诊断问题:如何实现方便的网上银行业务?   

对策一:实现多家银行账户余额查询   

通过账户余额查询系统实现网上在线查询当天多家银行(工行、建行、中行、交行等)、账户余额,并将当日余额和科目账余额进行比较分析   

对策二:实现当日交易明细、历史交易明细查询   

通过网上银行当日交易明细查询可以实现网上在线查询当天银行账户交易明细、历史交易明细   

对策三:数据无缝传输,避免了数据的重复录入   

网上银行系统为用户提供了统一的操作界面和流程,在使用过程中用户不必关心要与哪一家银行进行联接,这些工作完全由系统通过读取账户信息自动完成  

5.1.5  诊断问题:如何提高财务核算效率?   

对策一:凭证数据实时自动登录账簿   

会计凭证一旦生成,财务账簿自动增加相关记录,可以选择是否包括未审核、已审核、未记账、已记账的凭证状态的财务数据   

对策二:业务单据自动生成凭证   

业务部门将采购/销售发票、出入库单等业务单据业务录入系统后,财务人员可以直接在应付、应收和存货核算等系统直接审核生成凭证   

对策三:高效灵活的自动化处理流程   

支持流程的自动化处理,实现业务单据到财务凭证的同步共享;并可自动完成月末分摊、计提、转账、期间损益结转等业务并可自动进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。   

对策四:随时可以生成各类报表   

无需等到月底年底结账,财务主管通过自定义取数公式设置,随意定义报表格式和公式,可以自动从账务系统取数,生成资产负债、利润表等多种财务报表,并提供与财政部久其报表的接口   

对策五:任意报表数据都可追至明细单据   

只要用户拥有一定的权限,即可在报表的单元格中联查当前科目的明细账。通过报表联查凭证,体现了数据集成、一体化管理思想,特别是在报表分析时,可以层层深入地分析数据,更加便捷。   

六、方案应用价值   

用友 U8财务基础管理全面解决方案根据当前信息化财务核算的业务特点,结合用友 60 余万用户经验推出的财务基础管理整体解决方案。本方案预置了丰富的流程导航图,并且根据企业中岗位和人员职能的需求预置了不同的角色,通过角色驱动、流程导航帮助用户轻松实现从预算到核算到财务分析的全过程管理。   

l 加强了财务监督和控制作用:通过信息化手段,可穿透业务过程,追根溯源,从而有效进行业务监督和控制。   

l 提高了会计信息质量:无论从财务信息及时性还是全面性、正确性方面都大幅度提高,会计信息能够更好地为企业经营服务。  

l 堵塞了管理漏洞:通过用友 U8系统提供的规范化业务流程、流程审批、预算、标准控制以及不相容岗位权限控制等措施,最大限度地控制异常业务发生,堵塞管理漏洞。   

l 提升财务核算效率:自动凭证、自动记账、自动转账、自动生成财务报表、自动计算所得税、自动上报清缴、网上银行等一系列的自动处理功能大幅度提高了财务核算的效率和财务信息的及时性。   

l 降低经营风险,提升企业效益:通过加强资金的管控、费用精细化核算、应收账款账龄分析以及固定资产全程跟踪等等,降低了资产流失、坏账以及营私舞弊等风险,提升企业经济效益。   

  

七、示范企业  -  福建茶叶进出口有限责任公司   

7.1  企业简介   

福建茶叶进出口有限责任公司为中国粮油食品(集团)有限公司旗下中国茶叶股份有限公司控股企业。福建茶叶进出口有限责任公司前身为中国茶业公司福州分公司,成立于19502月,1998年完成改制。   

公司是中国茶叶进出口大型企业之一,主营乌龙茶、花茶、白茶、绿茶、红茶等五大茶类。   

公司的 蝴蝶牌 商标为 福建省著名商标  福建出口名牌 。五十年来 蝴蝶牌 系列茶叶产品远销海外60多个国家和地区,成为百姓日常生活必备品。公司近年来通过了ISO-9001国际质量体系认证、ISO-14001国际环境管理体系认证、HACCP认证证书以及日本、欧盟、美国有机食品认证、QS质量认证、福建CIQ  过程管理   实验室 认证。   

7.2  诊断问题   

1 、核算粗放,大锅饭,费用居高不下   

由于金融危机的影响,企业的订单明显减少,虽然收入减少,但成本并没有随着同步降低,管理粗放,直接导致利润下滑。   

2 、 财务信息严重滞后,无法为决策提供依据  

每次开经营会议,领导层根本无法得到当天的库存、收付款、费用以及收入等情况,领导决策多数凭估计,对市场反映慢。   

3 、 销售不畅、资金回笼慢、资金占用等原因造成企业资金紧张   

  

由于销售不畅,客户开始延期付款。企业原料虽然同步减少,但费用仍然很高,再加上开拓国内市场也需要广告、门店铺货以及增加物流成本等,资金紧张。   

7.3  诊断方案   

为解决以上管理问题,福建茶叶决定通过 ERP提升企业竞争力,提出了划小核算单元,精细核算,快速响应市场,从外销向内销拓展的转型升级策略,在一期项目成功部署财务基础管理解决方案和其他解决方案,均取得了超出预期的应用成效。其 ERP总体业务流程如下:   

7.4  应用效果   

n 费用控制精细化,成本降低见成效   

  

将三大费用除了按部门外,有的还细化到车辆;样品管理也一改过去的粗放式管理,现将样品费用按领用记入部门,责任清晰;为每个成本中心、每个订单、每个产品计算生产成本,生产损耗率有效控制在 1%以内。   

n 加速资金回笼   

根据发票及时自动形成应收账款,并且按客户、业务员详细记录每一笔收款,将收款与应收款进行核销,可以动态掌握每个部门、客户、业务员的发货与未回款情况,帮助业务部门跟催货款;同时及时监控到各门店业务,能够保证门店收入及时入账。   

n 监督公司相关制度有效执行   

  

随时查看到贸易部门的每一笔业务交易细节,从而有效监督公司制定的价格、信用等政策是否得到贯彻执行,保障企业经营管理的安全。   

n 财务信息对决策的强力支持   


随时按多个纬度统计分析各部门、业务员、客户、每一单的赢利及回款情况,不但可及时为业务部门分析市场和筛选、跟踪客户提供准确的决策依据,而且还能为公司制定进行绩效考核提供数据依据。